Regeling Financieel Beheer

Het Comité van Ministers, genoemd in artikel 6 van het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Koninkrijk België inzake de Nederlandse Taalunie; Gelet op artikel 17 van voornoemd Verdrag waarin wordt bepaald dat het Comité van Ministers de regelingen omtrent het financieel beheer van de Taalunie vaststelt;

Besluit

Algemeen

Artikel  1
Voor de Nederlandse Taalunie geldt de hierna volgende regeling omtrent het financieel beheer, waarin alle aanvullende besluiten van het Comité van Ministers van de voorbije jaren zijn geïntegreerd in de oorspronkelijke versie uit 2002.

Artikel  2
De bepaling in artikel 7 van het Verdrag dat het Comité van Ministers in alle zaken betreffende de Taalunie het advies inwint van de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, wordt ten aanzien van het financieel beheer toegepast zoals in deze Regeling wordt voorzien.

Artikel  3
Het boekjaar en het begrotingsjaar zijn gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel  4
De begroting, de herziene begroting en de jaarrekening van de Nederlandse Taalunie worden opgemaakt en vastgesteld in hele euro.

Artikel  5
Het Comité van Ministers kan met betrekking tot het financieel beheer bij besluit aanvullende voorwaarden stellen of in daartoe aanleiding gevende gevallen andere regelingen treffen.

Begroting – procedures en uitvoering

Artikel  6
De Taalunie stelt om de vijf jaar voor de daarop volgende beleidsperiode van vijf jaar, op hoofdlijnen, een meerjarenbeleidsplan op waaraan een meerjarenbegroting gekoppeld wordt.
Op basis van de door het Comité van Ministers vastgestelde uitgangspunten bij het meerjarenbeleidsplan en meerjarenbegroting stelt de Taalunie jaarlijks een begroting voor het daaropvolgende jaar op.

Artikel  7

  • In de begroting van de Taalunie worden naast de begrote bedragen voor het betreffende jaar ter vergelijking ook de vastgestelde begrote bedragen van het voorafgaande jaar vermeld.
  • De begroting bestaat uit een deel ‘baten’ en een deel ‘lasten’, waarbij het eerste deel verder wordt uitgesplitst in ‘financiële bijdragen van de hoge verdragsluitende partijen’ en ‘eigen inkomsten’ (inclusief ‘royalty’s’ en ‘overige inkomsten’) en het tweede deel in ‘personeelsmiddelen’, ‘materiële kosten’ en ‘inhoudelijke middelen’ van het Algemeen Secretariaat.

Artikel  8

  • Tijdens zijn voorjaarsvergadering stelt het Comité van Ministers de vooraf door de algemeen secretaris ingediende ontwerpbegroting voor het volgende kalenderjaar voorlopig vast. Daarna wordt deze door de algemeen secretaris aan de Interparlementaire Commissie en de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren toegezonden. Deze organen kunnen hun oordeel omtrent de ontwerpbegroting schriftelijk aan het Comité van Ministers kenbaar maken.
  • Tijdens zijn najaarsvergadering stelt het Comité van Ministers definitief de begroting van het eerstvolgende kalenderjaar vast. Daarna wordt deze door de algemeen secretaris aan de betrokken regeringen, de Nederlandse Algemene Rekenkamer, het Belgisch Rekenhof, de Interparlementaire Commissie en de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren toegezonden.

Artikel  9

  • Tijdens zijn najaarsvergadering stelt het Comité van Ministers de vooraf door de algemeen secretaris ingediende herziene begroting over het lopende kalenderjaar schriftelijk vast.
  • In de herziene begroting licht de algemeen secretaris alle afwijkingen van minimaal tien procent (10%) ten opzichte van de vastgestelde begrotingspost toe en verzoekt de voorzitter van het Comité van Ministers hiervoor om instemming.
  • Na vaststelling van de herziene begroting over het lopende kalenderjaar door het Comité van Ministers wordt deze door de algemeen secretaris aan de betrokken regeringen, de Nederlandse Algemene Rekenkamer, het Belgisch Rekenhof, de Interparlementaire Commissie en de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren toegezonden.

Artikel  10
Door het vaststellen van de begroting verplichten de hoge verdragsluitende partijen zich hun financiële bijdragen, zoals genoemd in artikel 17 van het Verdrag en zoals gespecificeerd in de vastgestelde begroting, aan de Taalunie ter beschikking te stellen. De betrokken regeringen bevestigen hun financiële bijdragen per brief.

Artikel  11
Teneinde de Taalunie in staat te stellen aan haar financiële verplichten te voldoen, zullen de financiële bijdragen van het Koninkrijk der Nederlanden in vier gelijke delen voor de eerste dag van de tweede maand van elk kwartaal worden overgeschreven. De financiële bijdragen van het Koninkrijk België, voorzien door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, zullen in twee gelijke delen op 1 april en op 1 juli van het kalenderjaar worden overgeschreven.
Vanaf één maand na overschrijding van de betalingstermijn is op de voorziene financiële bijdragen de in Nederland geldende wettelijke rente verschuldigd.
De leden van het Comité van Ministers zien toe op naleving van de financiële verplichtingen van de betrokken regeringen.

Artikel  12
Indien zich na de vaststelling van de begroting omstandigheden voordoen die kunnen leiden tot overschrijding van de toegekende middelen dient hiervoor goedkeuring van het Comité van Ministers te worden verkregen voor een aanvullende financiële bijdrage.
Het Comité van Ministers bepaalt in dat geval de verdeling van de aanvullende financiële bijdrage over de hoge verdragsluitende partijen.

Jaarrekening – procedures en uitvoering

Artikel  13

  • De algemeen secretaris stelt een in Nederland gevestigde registeraccountant of een accountant met gelijkwaardige bevoegdheden aan en belast deze met de controle van de jaarrekening.
  • De accountant rapporteert door middel van een accountantsverklaring het Comité van Ministers omtrent zijn bevindingen.

Artikel  14
De jaarrekening van de Taalunie omvat:

  • een balans;
  • een staat van baten en lasten;
  • een toelichting op de balans;
  • een toelichting op de staat van baten en lasten;
  • de accountantsverklaring;
  • een beknopte inhoudelijke toelichting door de algemeen secretaris.

Het jaarverslag over het voorgaande jaar wordt zo vroeg mogelijk – doch in ieder geval voor 1 april – in het jaar door het Comité van Ministers vastgesteld en vervolgens gepubliceerd, zodat dit vanuit het oogpunt van communicatie nog zo actueel mogelijk is.

Artikel  15

  • In de balans van de jaarrekening worden de overeenkomstige cijfers van het voorafgaande jaar vermeld.
  • In de staat van baten en lasten van de jaarrekening worden de overeenkomstige vastgestelde herziene begrotingsbedragen van het betreffend jaar vermeld.

Artikel  16
Bij de opmaak van de jaarrekening worden baten en lasten toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Hierbij gelden de volgende bijzonderheden:

  • de financiële bijdragen van de hoge verdragsluitende partijen worden verantwoord in het jaar waarvoor zij worden toegezegd;
  • activiteiten worden opgevoerd volgens het verplichtingenstelsel. Dit wil zeggen dat de door de Nederlandse Taalunie toegezegde uitgaven worden opgenomen in het jaar waarop de toezegging van toepassing is;
  • in weerwil van het voorgaande lid, wordt voor gehonoreerde activiteiten met een looptijd van meer dan één (1)  jaar toegestaan dat de uitgaven, gespreid in gelijke delen, over de gehele looptijd van de activiteit kunnen worden opgenomen. Deze afwijking geldt uitsluitend binnen de grenzen van een door het Comité van Ministers vastgesteld meerjarenbeleidsplan;
  • materiële kosten (met uitzondering van bibliotheekaanschaffingen en abonnementen) worden opgenomen in  het jaar waarop deze van toepassing zijn;
  • duurzame roerende goederen worden afgeschreven op basis van de economische levensduur;
  • financiële overschotten worden opgenomen op de balans-passiva in een reservefonds. Eventuele financiële tekorten worden verrekend met dit reservefonds.

Artikel  17

  • Tijdens zijn voorjaarsvergadering stelt het Comité van Ministers de vooraf door de algemeen secretaris ingediende en door hem ondertekende  jaarrekening over het afgelopen jaar vast. De jaarrekening over het afgelopen jaar gaat vergezeld van de accountantsverklaring over dat jaar.
  • Met de vaststelling van de jaarrekening verleent het Comité van Ministers decharge aan de algemeen secretaris voor het gevoerde financieel beleid.
  • Daarna wordt deze door de algemeen secretaris aan de betrokken regeringen, de Nederlandse Algemene Rekenkamer, het Belgisch Rekenhof, de Interparlementaire Commissie en de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren toegezonden.

Boekhouding – procedures en uitvoering

Artikel  18
De algemeen secretaris is verplicht een boekhouding te voeren die een volledig en getrouw beeld geeft van alle financiële activiteiten.

Artikel  19
De algemeen secretaris stelt  de interne financiële administratieve procedures vast, bepaalt de richtlijnen ten aanzien van kosten en beleidsuitgaven en kent financiële bevoegdheden toe.   

Artikel  20

  • De boekhouding dient op een overzichtelijke en doelmatige wijze te worden gevoerd.
  • Bij de inrichting van het grootboek wordt een rekeningschema gehanteerd dat aansluit bij de vastgestelde begroting.
  • Voor alle uitgaven boven de vijfhonderd (500,-)  euro zijn bewijsstukken aanwezig, waaruit de aard van de geleverde goederen en diensten blijken.
  • Voor alle inventarisaanschaffingen en duurzame roerende goederen met een aanschafwaarde van minimaal vijfhonderd (500,-) euro wordt een administratie bijgehouden. Hierin wordt per inventarisartikel vastgelegd de datum van aanschaffing, de prijs en indien van toepassing de datum en de reden van afvoering en de verkregen opbrengst. Uit deze administratie moet ten alle tijden blijken waar de artikelen zich bevinden. Ook zal hierin de afschrijving worden bijgehouden.
  • De financiële boeken en bescheiden dienen gedurende zeven (7) jaar te worden bewaard.

Toezicht en controle

Artikel  21
De algemeen secretaris is gemandateerd om schenkingen en legaten te aanvaarden zonder voorafgaande goedkeuring door het Comité van Ministers. Wanneer het een legaat of schenking betreft dat/die om enigerlei reden controversieel kan zijn, zal de algemeen secretaris de kwestie voorleggen aan het Comité van Ministers.

Artikel  22
De voorzitter van het Comité van Ministers is belast met het toezicht op het financieel beheer. Op zijn verzoek worden aan door hem aangewezen personen alle financiële boeken en bescheiden ter inzage gegeven en alle inlichtingen verstrekt die zij voor de uitvoering van hun opdracht noodzakelijk achten.

Artikel  23
De Nederlandse Algemene Rekenkamer en het Belgisch Rekenhof hebben het recht van controle op de rechtmatigheid van het financiële beheer en op de doelmatigheid van het beleid, de organisatorische structuur en het functioneren van de Nederlandse Taalunie.
Zij delen aan het Comité van Ministers de opmerkingen en bedenkingen mede, die zij, naar aanleiding van de door hen verrichte controle, van belang achten.

Slotbepaling

Artikel  24

  • Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Regeling Financieel Beheer van de Nederlandse Taalunie’.
  • Deze geactualiseerde versie, waarin alle eerdere aanvullende besluiten van het Comité van Ministers zijn geïntegreerd, treedt met ingang van 5 december 2016 in werking.
  • Het wordt ter kennis gebracht van de hoge verdragsluitende partijen.

Brussel, 5 december 2016

Sven Gatz
voorzitter Comité van Ministers

Downloads