Instellingsbesluit ten behoeve van het Taaladviesoverleg (TAO)

Beleidsperiode 2013 - 2017

De algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie besluit, gelet op het Verdrag van 9 september 1980 inzake de Nederlandse Taalunie, voornamelijk op de bepalingen genoemd in artikel 4, lid b, c en d, en artikel 5, lid c, d en e, tot de instelling van een Taaladviesoverleg (TAO).

Artikel 1 - Instelling

In 2000 heeft het Comité van Ministers ingestemd met de plannen voor het instellen van een overlegorgaan op het terrein van de taaladvisering. Het gaf aan de algemeen secretaris de opdracht om een instellingsbesluit en een samenstellingsbesluit vast te stellen. Met het oog op de nieuwe beleidsperiode 2013-2017 stelt de algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie per 1 januari 2013 opnieuw een Taaladviesoverleg in.

Artikel 2 - Doel

Als hoofdtaak voor het Overleg geldt de zorg voor de inhoudelijke kwaliteit van de taalzorgvoorzieningen die onder auspiciën van de Nederlandse Taalunie tot stand komen, in de eerste plaats van de webservice Taaladvies.net. Op die manier draagt het Overleg bij tot het centrale doel van het beleid van de Taalunie betreffende correct en verantwoord taalgebruik, i.e. inhoudelijk en technisch voorzien in de behoefte die veel taalgebruikers ervaren om begrijpelijke en betrouwbare, afgewogen uitspraken te krijgen over lastige, veelvoorkomende taalproblemen. Bovendien zal het Overleg de beleidsorganen van de Taalunie adviseren over alle aspecten die met het bevorderen van correct en verantwoord taalgebruik samenhangen. Ten slotte heeft het Overleg ook tot doel om de uitwisseling tussen deskundigen op het gebied van taalzorg, taaladvisering en taalnormering te bevorderen.

Artikel 3 - Taken

Het Taaladviesoverleg heeft de volgende taken:

  • de permanente voorziening Taaladvies.net inhoudelijk ondersteunen en begeleiden, voornamelijk door het bereiken van overeenstemming over alle adviesteksten die via deze voorziening beschikbaar worden gesteld aan het publiek;
  • andere gelijksoortige taaladviesvoorzieningen voor bijzondere doelgroepen die door of in opdracht van de Nederlandse Taalunie zijn ingesteld, eveneens inhoudelijk begeleiden.
  • het Algemeen Secretariaat en de overige organen van de Nederlandse Taalunie gevraagd en ongevraagd adviseren over alle aangelegenheden die het taalzorgbeleid betreffen, meer bepaald over:
    • de gewenste samenhang en synergie tussen het taalzorgbeleid en het algemene taalbeleid van de Nederlandse Taalunie;
    • de plaats en functie van voorzieningen in de sfeer van taalzorg, in de eerste plaats van Taaladvies.net, in het totale aanbod aan digitale materialen en de relatie met de TST-centrale van de Nederlandse Taalunie en andere aanbieders van digitale bronnen;
    • het spellingbeleid van de Nederlandse Taalunie, voornamelijk in relatie tot de voorbereiding van nieuwe edities van de Woordenlijst Nederlandse Taal;
    • het gewenste beleid ten aanzien van variatieaspecten binnen het Nederlands, in het bijzonder over de relatie tussen de nationale variëteiten van het Standaardnederlands;
  • andere normverbreiders zoals makers van woordenboeken en auteurs van taaladvieswerken informeren over het gevoerde taaladviesbeleid, de verstrekte adviezen en de uitgangspunten waarop die zijn gebaseerd;
  • bijdragen aan een beleidsvisie ten aanzien van:
    • het bevorderen van correct en verantwoord gebruik van het Nederlands en de daartoe benodigde infrastructuur;
    • de behoefte aan voorzieningen op maat van specifieke gebruikersgroepen zoals ambtenaren, leerkrachten en leerlingen;
  • als relevante vertegenwoordiger van het gebruikersstandpunt deelnemen aan andere overlegorganen van de Nederlandse Taalunie, vooral aan platforms en overlegorganen voor samenwerking inzake spelling, lexicografische standaarden e.d.

Het Taaladviesoverleg dient rekening te houden met de maatschappelijke aanvaardbaarheid van zijn voorstellen en taaladviezen. Het dient bijgevolg oog te hebben voor de toepasbaarheid door de taalgebruikers en door normverbreidende instanties zoals woordenboeken, grammatica’s, taaladviesboeken en elektronische voorzieningen. Daartoe moet het ernaar streven om alle relevante diensten en gebruikersperspectieven bij zijn werkzaamheden te betrekken, onder andere door gebruik te maken van moderne communicatiemedia zoals discussiegroepen en nieuwsgroepen via internet. Meer bepaald zal het TAO via een informantenpanel of een gelijksoortig instrument gebruikersintuïties bij zijn advieswerk betrekken. Het dient daarbij te streven naar een evenwichtige geografische spreiding en naar evenwicht ten aanzien van geslacht en leeftijd van de informanten.

Het Overleg bepaalt in een prioriteitenplan aan welke onderwerpen het aandacht wil besteden. Het Overleg bepaalt de eigen agenda, maar zoekt nadrukkelijk afstemming met de wensen en verzoeken van het Algemeen Secretariaat van de Nederlandse Taalunie. Het meerjarenbeleidsplan 2013-2017 dient daarbij als leidraad.

Het Overleg kan ingaan op adviesvragen van alle organen van de Nederlandse Taalunie, i.e. het Comité van Ministers, de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, de Interparlementaire Commissie en het Algemeen Secretariaat. Adviezen gevraagd door of bedoeld voor het Comité van Ministers zullen het Comité bereiken via de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, het verdragsrechtelijke adviesorgaan van de Taalunie. De Raad kan bij het advies desgewenst een eigen advies formuleren. Adviezen gevraagd door of bedoeld voor andere instanties dan het Comité van Ministers worden rechtstreeks aan de betrokken instantie bezorgd, met een kopie aan het Algemeen Secretariaat van de Taalunie. Meer in het bijzonder zal het Taaladviesoverleg in adviserende zin betrokken worden bij de werkzaamheden van de Commissie Spelling van de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, in het bijzonder bij de voorbereiding van een herziene editie van de Woordenlijst Nederlandse Taal. Het overlegorgaan zal zich daarbij laten leiden door zijn ervaring met de spellingproblemen van taalgebruikers, zoals die in de adviespraktijk naar voren komen.

De adviezen van het Overleg zijn niet bindend.

Artikel 4 - Termijn

Deze beschikking treedt in werking op 1 januari 2013 en vervalt op 31 december 2017. De beslissing over een nieuwe instellingsperiode is afhankelijk van de uitkomst van een evaluatie, beschreven in artikel 8. Op basis van een evaluatie zal de algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie, eventueel in overleg met het Comité van Ministers, beslissen over een nieuwe instellingstermijn.

Artikel 5 - Samenstelling

Het Overleg bestaat uit mensen die werkzaam zijn op terreinen die relevant zijn voor de taaladviespraktijk, zoals taaladviseurs, deskundigen op het terrein van taalnormering en normatieve taalkunde, technische schrijvers, tekstadviseurs, redacteuren uit de wereld van pers, media en uitgeverij. De bovenstaande opsomming van achtergronden is indicatief. Gezien het beperkte aantal leden zullen niet alle achtergronden in het Overleg vertegenwoordigd kunnen zijn.

5.1 Leden

De leden worden op persoonlijke titel aangezocht vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein en hun positie in het veld. Zij vertegenwoordigen geen organisatie. Ze werken zonder last en ruggespraak. Zij kunnen zich niet laten vervangen.

In het Overleg hebben 10-12 leden zitting. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling naar de delen van het taalgebied. Zo mogelijk en wenselijk zal op afstand (via e-mail/internet) ook een contactpersoon of lid uit Suriname bij de werkzaamheden van het overlegorgaan betrokken worden.

De algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie stelt de leden aan. Leden ontvangen een aanstellingsbrief van de algemeen secretaris ter bekrachtiging van hun benoeming. Ze hebben in principe gedurende de hele mandaatsperiode zitting in het Overleg en zijn zonder beperkingen herbenoembaar.

Het lidmaatschap eindigt in geval van overlijden of langdurige niet-beschikbaarheid van het desbetreffende lid en door opzegging of ontslag. De algemeen secretaris kan aan leden die meer dan twee keer na elkaar afwezig zijn, ontslag verlenen en hen al dan niet vervangen. De voorzitter zal daarbij steeds om advies gevraagd worden. Leden kunnen op eigen verzoek ontslagen worden. Ook wordt ontslag verleend in geval van opheffing van het Overleg.

5.2 Voorzitter en ondervoorzitter

Het Overleg zoekt onder zijn leden een kandidaat-voorzitter en –ondervoorzitter en draagt die aan de algemeen secretaris voor. De algemeen secretaris stelt de voorzitter en ondervoorzitter aan. Hun voornaamste taken betreffen de vergaderorde en het begeleiden van besluiten of adviezen. Voorzitter en ondervoorzitter behoren bij voorkeur niet tot hetzelfde deel van het taalgebied.

5.3 Secretaris en waarnemers

Het Overleg wordt bijgestaan door een waarnemer met raadgevende stem namens het Algemeen Secretariaat en heeft een ambtelijk secretaris. De secretaris is een medewerker van één der taaladviesdiensten die Taaladvies.net ondersteunen. De dienst waartoe de secretaris behoort, fungeert als vast postadres van het Overleg. De secretaris maakt de ontwerpnotulen van de vergaderingen, die vervolgens door het Overleg worden vastgesteld.

Het Overleg kan, als dat nodig is, ad hoc externe waarnemers uitnodigen tot deelname aan vergaderingen. Dat kan mogelijkheden scheppen tot overleg met relevante instanties zoals de Commissie Spelling van de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, de werkgroep Buitenlandse Aardrijkskundige Namen, de TST-centrale van de Nederlandse Taalunie of de Commissie Woordwijzer.

Artikel 6 - Werkwijze

6.1. Vergaderfrequentie

Het Overleg vergadert minimaal twee maal per jaar plenair.

6.2. Prioriteitenplan en rapportage

Het Overleg stelt een prioriteitenplan op voor de instellingsperiode als geheel. Het bezorgt de algemeen secretaris in de loop van zijn mandaatsperiode twee keer een beknopt voortgangsrapport van zijn werkzaamheden. In het laatste jaar van zijn mandaat bezorgt het aan de algemeen secretaris een uitgebreider evaluatierapport, waarin teruggekoppeld wordt naar het prioriteitenplan (zie ook artikel 8).

6.3. Besluitvorming

Besluiten worden genomen bij absolute meerderheid van de leden in een vergadering. Om besluiten te kunnen nemen, dient minimaal 2/3 van het aantal leden aanwezig te zijn. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Een lid dat blanco stemt, wordt geacht aan de stemming te hebben deelgenomen. Een blanco stem wordt, bij de bepaling of een besluit met de vereiste meerderheid is genomen, als niet uitgebracht beschouwd.

6.4. Ad-hocwerkgroepen en uitvoering plannen

Voor de concrete invulling van het prioriteitenplan en/of het uitwerken van adviezen kunnen, na overleg met het Algemeen Secretariaat, werkgroepen worden ingesteld. Hierbij kunnen eventueel externe deskundigen worden betrokken. Zij wonen de vergaderingen bij met raadgevende stem.
Als er wordt besloten om aan een bepaald onderwerp aandacht te besteden, werkt een werkgroep hieromtrent een voorstel uit. Dit voorstel wordt besproken op de plenaire vergadering van het Overleg en gaat na vaststelling naar het Algemeen Secretariaat. De bevoegdheid om projectvoorstellen te honoreren, berust bij de algemeen secretaris. Die verbindt er zich toe besluiten ten aanzien van projectenvoorstellen toe te lichten. Het Algemeen Secretariaat neemt de praktische uitvoering van goedgekeurde projecten op zich, tenzij anders wordt overeengekomen.

6.5. Vacatieregeling

De voorzitter, ondervoorzitter en leden krijgen desgewenst voor het bijwonen van de officiële vergaderingen vacatiegeld, conform de daarvoor binnen de Nederlandse Taalunie geldende richtlijnen. Als zij daarom vragen kan het vacatiegeld geheel of gedeeltelijk worden overgemaakt aan hun werkgever. De Taalunie doet elk jaar mededeling van de uitgekeerde vacatiegelden aan de Nederlandse belastingsdienst. De reiskosten worden vergoed volgens de bij de Nederlandse Taalunie geldende regeling.
Voor de betaling van vacatie- en reiskostenvergoedingen dienen leden jaarlijks een declaratieformulier in, ter controle van hun persoonlijke gegevens.

Interne en externe leden van ad-hocwerkgroepen kunnen voor de officiële werkgroepbijeenkomsten een beroep doen op de vacatie- en reiskostenregeling onder dezelfde voorwaarden als voor het plenaire overlegorgaan.

Artikel 7 - Archief

Het archief van het Taaladviesoverleg wordt bijgehouden door de Nederlandse Taalunie, met inachtneming van de ter zake geldende bepalingen van de Archiefregeling Nederlandse Taalunie.

Artikel 8 - Evaluatieprocedure

Tijdens de instellingsperiode zal het Taaladviesoverleg minstens één zelfevaluatie uitvoeren ten behoeve van de algemeen secretaris. Deze zelfevaluatie wordt opgezet aan de hand van criteria/een evaluatiestramien, opgesteld door het Algemeen Secretariaat. Het evaluatierapport speelt een belangrijke rol bij de beslissing van de algemeen secretaris om de instelling van het overleg al dan niet te vernieuwen.

Artikel 9 - Kennisgeving en bekendmaking

Dit instellingbesluit wordt gepubliceerd op www.taalunieversum.org. Een afschrift wordt gezonden aande voorzitters van de organen van de Nederlandse Taalunie.